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探す時間が一番の無駄、ファイル管理で損している人へ

累計3億円を得ている栗原久美子です。

探す時間が一番の無駄、ファイル管理で損している人へ
目次

第1章:あの写真、どこに入れたっけ

商品の写真を送ってほしいと言われて、パソコンを開く。デスクトップにも、ダウンロードのフォルダにも、それらしい名前のものが並んでいる。開いては閉じ、開いては閉じ。十分ほど探して、結局見つからないまま、もう一度撮り直そうかと考える。

やらなければいけないことは一つだけなのに、その手前で時間が溶けていく。この十分が、一日に何度も起きます。しかも、探している時間はどこにも残りません。作業が進んだ気にもならないし、誰かに褒められることもない。ただ、疲れだけがたまっていきます。

散らかっているのは机の上ではなくて、パソコンの中でした。私も長いあいだ、ここを放っておいた一人です。

第2章:自分宛てにメールを送っていた頃

昔の私のやり方は、今思うとかなり乱暴でした。

家のパソコンで作った文章を、出先でも見たいから、自分のメールアドレスに添付して送る。ノートパソコンでそれを開いて、少し直して、また自分宛てに送り返す。同じ書類が、件名だけ違う形でメールの中に何通も並んでいきました。どれが最後に直したものなのか、日付を見比べないと分からない。

写真はもっと大変でした。撮った端末の中にあるものと、パソコンに移したもの、加工したもの。名前の最後に「最新」「最終」「これ」と付け足していって、しまいには自分でも順番が分からなくなる。

出先で「あのファイル、家のパソコンだ」と気づいた時のあの感じ。もう今日はできない、と諦めるしかありませんでした。仕事が止まる理由が、能力でも時間でもなく、置き場所だったわけです。

第3章:置き場所を一つにしただけで、静かになった

変わったきっかけは、大げさなものではありません。書類や写真の置き場所を、一か所に決めただけです。

私はDropboxを使っています。パソコンの中の一つのフォルダに入れておくと、それがそのまま別のパソコンにも同じ形で現れる。ただそれだけの道具です。特別なことは何もしていません。

でも、これを始めてから、頭の中がずいぶん静かになりました。「どこに入れたか」を覚えておく仕事から解放されたからです。人は、思い出そうとしているあいだ、他のことを考えられません。探し物が減ると、単純に時間が浮くだけでなく、考える余白まで戻ってきます。

もう一つ大きかったのは、送る作業が消えたことです。自分宛てのメールも、持ち歩く小さな機器も要らなくなりました。家のパソコンを閉じて、そのまま出先でノートを開けば、続きから始められる。

第4章:やっていることは、保存先を変えるだけ

難しい設定の話はしません。私がやっているのは、本当に地味なことだけです。

まず、新しく作るものは最初からその中に保存する。あとで移そう、と思った瞬間に散らかりが始まるので、作るときに置き場所を決めてしまいます。

フォルダの分け方も、凝ったことはしていません。取引の相手ごと、あとは年と月。深く分けすぎると、今度はどの階層に入れたか分からなくなるので、二段までにしています。名前は日付を頭に付けるだけ。これで並べ替えたときに、勝手に時間の順になります。

写真は撮ったその日のうちに入れてしまう。あとでまとめてやろうとすると、まずやりません。

海外の相手とやり取りする場面では、共有のリンクを送る形が本当に助かりました。商品の写真をまとめて送りたいとき、メールに添付できる大きさには限りがあります。何通にも分けて送ると、相手も混乱する。フォルダのリンクを一つ渡せば、相手は自分の都合のいい時間に開けます。時差のある相手だからこそ、こちらの都合で待たせない形にしておくと、話が早く進みます。

ここまで書いておいて何ですが、道具そのものはどれでも構いません。同じことができるものは他にもあります。大事なのは、置き場所を一つに決めて、そこに戻す習慣を作ることのほうです。

第5章:どこにいても、同じ画面が開く

しばらく続けていて、一番ありがたいと感じるのは、場所を気にしなくてよくなったことです。

実家に帰っている数日でも、旅先のホテルでも、開けば同じ続きが出てきます。「あれは家に置いてきた」がなくなると、出かけることに対する心のひっかかりが消えます。パソコンの調子が悪くなったときも、置き場所が自分の機械の中だけではないので、慌てずに済みました。

仕事が特定の一台に縛られていない。この状態は、思っていたよりずっと自由でした。

第6章:働く場所を選べるかどうかは、ここで決まる

私が海外向けの販売を続けてきて良かったと感じているのは、金額のことだけではありません。お客さまが世界中にいるので、自分がどこで働いていても仕事が成り立つ、という点です。

ただ、その自由は気持ちだけでは手に入りません。どこでも同じように仕事ができる状態が先にあって、はじめて場所を選べるようになります。ファイルの置き場所を整えるのは、その土台づくりです。地味ですが、ここが崩れていると、結局は机の前から動けません。

英語も同じで、完璧に話せる必要はありません。商品の説明と、簡単なやり取りができれば十分です。翻訳も文章の下書きも、今はGeminiのような無料の道具で足ります。

ただ、道具が便利になっても、それだけで売上が立つわけではないのが正直なところです。何を選び、どう見せ、どう伝えるか。ここは、先に実際にやってきた人から学ぶのが一番の近道でした。

第7章:今日は、一つのフォルダを決めるだけでいい

大きな話をしましたが、今日やることは小さくて構いません。

これから作るものを置く場所を、一か所だけ決めてみてください。過去のものを全部片付ける必要はありません。今日以降のものだけ、そこに入れる。それだけで、一週間後には探す時間がはっきり減っているはずです。

浮いた時間を、目の前の作業を片付けるためだけに使うのは、少しもったいない気がします。どこにいても働ける形が手に入ったなら、その先を考えてみてもいいはずです。

海外向けの販売や、英語を使った副収入の始め方については、メルマガでもう少し詳しくお話ししています。準備は、思い立った日から始められます。よかったら覗いてみてください。
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<<<今日の一言英語>>>

Let me send you a link instead.
(レット ミー センド ユー ア リンク インステッド)
意味:代わりにリンクをお送りしますね。
使用例:写真をまとめて渡したい場面で、
「Let me send you a link instead.
(代わりにリンクをお送りしますね)」
と伝えると、添付できない事情も含めて自然に伝わります。

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この記事を書いた人

プロフィールはこちら!
https://turtle-company.com/okuzyo/profile/

私は無職・介護・うつ病から、
累計3億円、会員数5万人アカデミー経営。

さらに、ミセスオブザイヤー日本大会最高得点グランプリ受賞
海外19カ国旅行。東京ウォーカー、FM自由ヶ丘、大阪テレビ、スペインTV。茨城在住。
やりたいことをなんでもやれるようになりました。

このブログには、私が人生を変えた方法を書いていますので、更新楽しみにしていてくださいね。

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